9 PASOS PARA EL ANALIZAR LOS SIG
1.1. Para nuestra organización será de gran
ayuda utilizar e implementar el sistema de gestión MIS (Management information
system), ya que esta herramienta informática nos permitirá controlar todos y
cada uno de los aspectos de nuestra organización como lo son, la parte de
producción, facturación en nuestro almacén, las ventas, los pedidos que
realicen nuestros clientes, la parte administrativa, la parte de inventarios y
algunos otros factores.
El MIS permite a nuestra
empresa obtener un gran conocimiento de cada una de las funciones a realizar,
permitiendo detectar cualquier debilidad que se presente, y así brindar el
respectivo análisis y finalmente la corrección del mismo.
Este sistema de información
MIS permitirá a nuestra empresa grandes niveles de control y calidad a cada uno
de nuestros productos, de esta manera brindar a nuestros clientes el mejor
servicio y producto.
1.2. Objetivos
a nivel gerencial:
Brindar las herramientas y
recursos necesarios para cada departamento, con el fin de obtener buenos
resultados.
Direccionar las actividades
de la empresa, con el propósito de brindar confianza a cada empleado.
Generar un buen clima
organizacional, el cual permitirá respeto por la empresa y se generaran buenos
desempeños en cada una de las actividades.
Objetivos
departamento administrativo:
Establecer estrategias para
mejorar el desempeño y funcionamiento administrativo con el propósito de
cumplir con las metas establecidas.
Brindar a cada uno de los
empleados de la empresa los recursos necesarios para generar y presentar los
resultados esperados.
Desarrollar un trabajo pro-activo el cual permita un buen desempeño, enfocándose con las metas de la
empresa.
Objetivos
departamento financiero:
Generar la buena distribución
del presupuesto.
Asignar el presupuesto
adecuado a cada departamento, para sus respectivos gastos.
Llevar la contabilidad de
manera organizada y clara, para cuando sea requerida, halla total transparencia
y confiabilidad.
Objetivos
departamento de producción:
Presentar y generar los
mejores resultados, con ello cumplir con cada una de las metas que ha propuesto
la empresa.
Crear los mejores productos y
diseños, para presentar y sacar al mercado.
Seguir los lineamentos y
estrategias de la empresa, para cumplir con objetivos.
Brindar un buen manejo de
inventarios.
1.3. Formato
a nivel operativo
En nuestra empresa se han
identificado algunas debilidades las cuales pretendemos mejorar con el
siguiente formato de actividades para el nivel operativo de esta manera generar
mejores resultados.
Estandarizar los
procedimientos
Un documento centrado en movimiento humano que
combina los elementos de un trabajo en la secuencia más eficaz sin desperdicio
para lograr el nivel más eficiente de producción.
Establecer un
procedimiento operacional de trabajo seguro, para todo el personal de nuestra
empresa, con el fin de controlar todo tipo de riesgos , donde estipularemos en forma clara los principales, riesgos, normas, obligaciones y responsabilidades,
todo para permitir a cada uno de los empleados confiabilidad y seguridad al
momento de realizar nuestros productos.
1.4. Implementaremos dentro de cada área de
nuestra empresa algunas tarjetas de
comentarios las cuales constituirán beneficios para nuestra empresa. Con estas tarjetas podremos saber cuales son las reacciones de nuestros empleados
respecto a su área laboral, que
inconformidades presentan, que necesitan, que necesidades se les
presentan. En general será una gran
herramienta que nos permitirá direccionar e identificar, todo tipo de problemas
e inconvenientes. Las tarjetas deberán estar en un lugar prominente en cada
área que poseemos o ser entregadas
directamente a cada uno de nuestros empleados
para asegurarnos de tener una retroalimentación.
Las fichas que
desarrollaremos estarán direccionadas a determinar el grado de conformidad de
cada uno de nuestros empleados. Se realizaran preguntas breves pero con un alto
grado de sinceridad por parte de nuestros empleados.
Ellos tendrán la potestad de
calificar la empresa, de 1 a 5, siendo 5 la calificación más alta, a demás
tendremos espacios en blanco para permitirles expresar y opinar cada punto de
vista.
Se realizaran etas tarjetas
de comentarios, para obtener respuestas de nuestros empleados, de como ellos
ven a la empresa y que podríamos mejorar, de esta manera brindar un buen
resultado como empresa a nuestros empleados.
1.5. Para nuestra empresa es de suma
importancia estar revisando los formatos que poseemos para ello queremos
implementar el sistema BAAN, con esto
podremos controlar de manera eficiente cada sistema de gestión integrando cada
área de nuestra empresa, como el área administrativa con la financiera, la de
producción, compras, ventas, inventarios, control de calidad, transporte,
generando los mejores resultados para nuestra empresa.
1.6. Nuestro sistema de información, es un
sistema que permite a nuestra empresa obtener toda la información que
requerimos, adaptándose sin inconvenientes y sin mayores dificultades, podemos
decir que no necesitamos de estarlo actualizando constantemente , ya que este
sistema de información esta diseñado para generarnos base de datos
aproximadamente para unos 4 a 5 años. Simplemente lo que tendríamos que actualizar
en nuestro caso será, la entrada de nuevos productos a nuestro portafolio de
accesorios, ya que habrá que generarle un código y de esa manera ingresarlo a nuestro
sistema, así mismo que con nuestros nuevos clientes.
1.7. En nuestra empresa se crearan diferentes tipos de formatos para
mejorar el servicio y prestación de nuestros servicios, con el fin de obtener
toda la información necesaria de nuestros productos, clientes, proveedores,
empleados e inventarios.
FORMATO
CONTROL DE INVENTARIOS
PRODUCTO
|
CÓDIGO
|
CANTIDAD
|
REFERENCIA
|
ESTADO
|
FORMATO DE PRODUCTOS
PRODUCTO
|
CÓDIGO
|
PRECIO
|
DESCRIPCIÓN
|
REFERENCIA
|
FORMATO DE CLIENTES
NOMBRE:
|
N° IDENTIFICACIÓN:
|
||
DIRECCIÓN:
|
TELÉFONO:
|
EMAIL:
|
|
FECHA:
|
|||
1.8. En nuestra empresa brindamos un servicio
de gran importancia que es la venta de nuestros productos directamente en
nuestro local, aquí encontraran a dos personas las cuales están encargadas de
la atención al cliente, estas dos personas son las directas responsables de las
ventas que hallan en nuestro negocio, por tal motivo la importancia de
brindarles la mejor capacitación en el manejo de ventas y atención al cliente,
ya que el buen desempeño que estas personas generen, permitirán a la empresa,
obtener un mayor numero de clientes y un buen flujo de dinero, la cual permitirá
a nuestra empresa obtener las utilidades esperadas.
A demás estos empleados se
deben capacitar en el manejo de códigos, referencias, precios y asesoría de
nuestros productos.
En la parte sistemática,
deben de manejar diferentes programas que facilitaran el ingreso de información
de cada uno de nuestros clientes, adicional buscar las referencias de nuestros
productos por medio de códigos, los cuales tienen cada uno de ellos para
identificarlos y manejar un buen inventario de mercancía, con ello mantener un
control de lo vendido y lo que se encuentra en bodega.
En el tema de precios es
sencillo ya que cada uno de nuestros productos se encuentran en el sistema,
debidamente organizados, en el sistema encontraran la descripción del producto,
referencia, código, precio, al igual que una pequeña reseña de producción del
producto generando una apropiación de nuestros productos brindando identidad al
trabajo que desarrollamos.
El método de capacitación consiste
en formar y preparar de manera excelente a nuestro personal, que entiendan el
manejo y direccionamiento de nuestros programas, en este caso contratamos a un
ingeniero de sistemas, el cual conoce todo tipo de sistemas de información, el
cual brindara la respectiva capacitación, de esta manera tendremos la absoluta certeza
que nuestro personal quedara empapado y con conocimiento de lo que se desea para
el desempeño del cargo.
1.9. Nuestra empresa a obtenido grandes
resultados, a nivel financiero, ya que hemos obtenido las utilidades esperadas,
creciendo en porcentajes considerables, en un mercado donde hemos encontrados
gran competencia, nos hemos sostenido gracias a la gran demanda que ha tenido
nuestros servicios y productos, teniendo la obligación de ampliar nuestro
equipo de trabajo para responder a nuestros clientes, ofreciendo nuevos
productos y diseños.
Nuestra empresa ha crecido no
solo internamente sino también estructuralmente, hemos tenido que adecuar nuestras
instalaciones para mejorar el servicio, ya que la producción de nuevos
productos a requerido una bodega mas amplia, esto conlleva a contratar mas
personal, generando nuevos empleos en el departamento, lo que ha generado a nuestra
empresa en comprar de nuevas maquinas que vallan con las nuevas tendencias del
mercado.
Al ofrecer nuevos productos y diseños
hemos crecido en el mercado, abarcando un mayor nicho de mercado, dándonos a
conocer, no solo dentro del departamento sino en departamentos aledaños, con
una gran aceptación, esto ha permitido a la empresa en pensar en un futuro,
llegar a tener una certificación de calidad para llegar a mercados
internacionales.
