PASOS PARA ANALIZAR LOS SIG

9 PASOS PARA EL ANALIZAR LOS SIG

1.1. Para nuestra organización será de gran ayuda utilizar e implementar el sistema de gestión MIS (Management information system), ya que esta herramienta informática nos permitirá controlar todos y cada uno de los aspectos de nuestra organización como lo son, la parte de producción, facturación en nuestro almacén, las ventas, los pedidos que realicen nuestros clientes, la parte administrativa, la parte de inventarios y algunos otros factores.                                       

El MIS permite a nuestra empresa obtener un gran conocimiento de cada una de las funciones a realizar, permitiendo detectar cualquier debilidad que se presente, y así brindar el respectivo análisis y finalmente la corrección del mismo.   

Este sistema de información MIS permitirá a nuestra empresa grandes niveles de control y calidad a cada uno de nuestros productos, de esta manera brindar a nuestros clientes el mejor servicio y producto.  

1.2.       Objetivos a nivel gerencial:

Brindar las herramientas y recursos necesarios para cada departamento, con el fin de obtener buenos resultados.

Direccionar las actividades de la empresa, con el propósito de brindar confianza a cada empleado.

Generar un buen clima organizacional, el cual permitirá respeto por la empresa y se generaran buenos desempeños en cada una de las actividades.

Objetivos departamento administrativo:

Establecer estrategias para mejorar el desempeño y funcionamiento administrativo con el propósito de cumplir con las metas establecidas.

Brindar a cada uno de los empleados de la empresa los recursos necesarios para generar y presentar los resultados esperados.

Desarrollar un trabajo pro-activo  el cual permita un buen desempeño, enfocándose con las metas de la empresa.

Objetivos departamento financiero:

Generar la buena distribución del presupuesto.

Asignar el presupuesto adecuado a cada departamento, para sus respectivos gastos.

Llevar la contabilidad de manera organizada y clara, para cuando sea requerida, halla total transparencia y confiabilidad.

Objetivos departamento de producción:

Presentar y generar los mejores resultados, con ello cumplir con cada una de las metas que ha propuesto la empresa.

Crear los mejores productos y diseños, para presentar y sacar al mercado.

Seguir los lineamentos y estrategias de la empresa, para cumplir con objetivos.

Brindar un buen manejo de inventarios.

  

1.3.       Formato a nivel operativo

En nuestra empresa se han identificado algunas debilidades las cuales pretendemos mejorar con el siguiente formato de actividades para el nivel operativo de esta manera generar mejores resultados.

Estandarizar los procedimientos

 Un documento centrado en movimiento humano que combina los elementos de un trabajo en la secuencia más eficaz sin desperdicio para lograr el nivel más eficiente de producción.

Establecer un procedimiento operacional de trabajo seguro, para todo el personal de nuestra empresa, con el fin de controlar todo tipo de riesgos , donde estipularemos en      forma clara los principales, riesgos, normas, obligaciones y responsabilidades, todo para permitir a cada uno de los empleados confiabilidad y seguridad al momento de realizar nuestros productos.

1.4. Implementaremos dentro de cada área de nuestra empresa algunas  tarjetas de comentarios las cuales constituirán beneficios para nuestra  empresa. Con estas tarjetas podremos  saber cuales son las reacciones de nuestros empleados respecto a su área laboral,  que inconformidades presentan, que necesitan, que necesidades se les presentan.  En general será una gran herramienta que nos permitirá direccionar e identificar, todo tipo de problemas e inconvenientes. Las tarjetas deberán estar en un lugar prominente en cada área que poseemos  o ser entregadas directamente a cada uno de nuestros empleados  para asegurarnos de tener una retroalimentación.

Las fichas que desarrollaremos estarán direccionadas a determinar el grado de conformidad de cada uno de nuestros empleados. Se realizaran preguntas breves pero con un alto grado de sinceridad por parte de nuestros empleados.

Ellos tendrán la potestad de calificar la empresa, de 1 a 5, siendo 5 la calificación más alta, a demás tendremos espacios en blanco para permitirles expresar y opinar cada punto de vista.

Se realizaran etas tarjetas de comentarios, para obtener respuestas de nuestros empleados, de como ellos ven a la empresa y que podríamos mejorar, de esta manera brindar un buen resultado como empresa a nuestros empleados.

1.5. Para nuestra empresa es de suma importancia estar revisando los formatos que poseemos para ello queremos implementar  el sistema BAAN, con esto podremos controlar de manera eficiente cada sistema de gestión integrando cada área de nuestra empresa, como el área administrativa con la financiera, la de producción, compras, ventas, inventarios, control de calidad, transporte, generando los mejores resultados para nuestra empresa.

1.6. Nuestro sistema de información, es un sistema que permite a nuestra empresa obtener toda la información que requerimos, adaptándose sin inconvenientes y sin mayores dificultades, podemos decir que no necesitamos de estarlo actualizando constantemente , ya que este sistema de información esta diseñado para generarnos base de datos aproximadamente para unos 4 a 5 años. Simplemente lo que tendríamos que actualizar en nuestro caso será, la entrada de nuevos productos a nuestro portafolio de accesorios, ya que habrá que generarle un código y de esa manera ingresarlo a nuestro sistema, así mismo que con nuestros nuevos clientes.

1.7. En nuestra empresa  se crearan diferentes tipos de formatos para mejorar el servicio y prestación de nuestros servicios, con el fin de obtener toda la información necesaria de nuestros productos, clientes, proveedores, empleados e inventarios.

FORMATO CONTROL DE INVENTARIOS

PRODUCTO	CÓDIGO	CANTIDAD	REFERENCIA	ESTADO

FORMATO DE PRODUCTOS

PRODUCTO	CÓDIGO	PRECIO	DESCRIPCIÓN	REFERENCIA

FORMATO DE CLIENTES

NOMBRE:		N° IDENTIFICACIÓN:
DIRECCIÓN:	TELÉFONO:		EMAIL:
FECHA:

1.8. En nuestra empresa brindamos un servicio de gran importancia que es la venta de nuestros productos directamente en nuestro local, aquí encontraran a dos personas las cuales están encargadas de la atención al cliente, estas dos personas son las directas responsables de las ventas que hallan en nuestro negocio, por tal motivo la importancia de brindarles la mejor capacitación en el manejo de ventas y atención al cliente, ya que el buen desempeño que estas personas generen, permitirán a la empresa, obtener un mayor numero de clientes y un buen flujo de dinero, la cual permitirá a nuestra empresa obtener las utilidades esperadas.

A demás estos empleados se deben capacitar en el manejo de códigos, referencias, precios y asesoría de nuestros productos.

En la parte sistemática, deben de manejar diferentes programas que facilitaran el ingreso de información de cada uno de nuestros clientes, adicional buscar las referencias de nuestros productos por medio de códigos, los cuales tienen cada uno de ellos para identificarlos y manejar un buen inventario de mercancía, con ello mantener un control de lo vendido y lo que se encuentra en bodega.

En el tema de precios es sencillo ya que cada uno de nuestros productos se encuentran en el sistema, debidamente organizados, en el sistema encontraran la descripción del producto, referencia, código, precio, al igual que una pequeña reseña de producción del producto generando una apropiación de nuestros productos brindando identidad al trabajo que desarrollamos.

El método de capacitación consiste en formar y preparar de manera excelente a nuestro personal, que entiendan el manejo y direccionamiento de nuestros programas, en este caso contratamos a un ingeniero de sistemas, el cual conoce todo tipo de sistemas de información, el cual brindara la respectiva capacitación, de esta manera tendremos la absoluta certeza que nuestro personal quedara empapado y con conocimiento de lo que se desea para el desempeño del cargo.

1.9. Nuestra empresa a obtenido grandes resultados, a nivel financiero, ya que hemos obtenido las utilidades esperadas, creciendo en porcentajes considerables, en un mercado donde hemos encontrados gran competencia, nos hemos sostenido gracias a la gran demanda que ha tenido nuestros servicios y productos, teniendo la obligación de ampliar nuestro equipo de trabajo para responder a nuestros clientes, ofreciendo nuevos productos y diseños.

Nuestra empresa ha crecido no solo internamente sino también estructuralmente, hemos tenido que adecuar nuestras instalaciones para mejorar el servicio, ya que la producción de nuevos productos a requerido una bodega mas amplia, esto conlleva a contratar mas personal, generando nuevos empleos en el departamento, lo que ha generado a nuestra empresa en comprar de nuevas maquinas que vallan con las nuevas tendencias del mercado.

Al ofrecer nuevos productos y diseños hemos crecido en el mercado, abarcando un mayor nicho de mercado, dándonos a conocer, no solo dentro del departamento sino en departamentos aledaños, con una gran aceptación, esto ha permitido a la empresa en pensar en un futuro, llegar a tener una certificación de calidad para llegar a mercados internacionales.