QUE ES UN ERP
Los sistemas ERP
están diseñados para incrementar la eficiencia en las operaciones de la
compañía que lo utilice, además tiene la capacidad de adaptarse a las
necesidades particulares de cada negocio y si se aprovecha al máximo el trabajo
de consultoría durante la implantación permite mejorar los procesos actuales de
trabajo. Si el cliente desea organizarse mejor estos sistemas son un aliado
excelente ya que le permite aumentar la productividad de la compañía en forma
considerable.
La Planeación de
Recursos Empresariales (Enterprise Resource Planning, ERP) es un sistema
compuesto por un conjunto de módulos funcionales estándar y que son
susceptibles de ser adaptados a las necesidades de cada empresa.
Es una forma de
utilizar la información a través de toda la organización en áreas claves como
fabricación, compras, administración de inventario y cadena de suministros,
control financiero, administración de recursos humanos, logística y
distribución, ventas, marketing y administración de relaciones con clientes.
Con un sistema
integrado las barreras de información entre los diferentes sistemas y
departamentos desaparecen. Toda la empresa, sus sistemas y procesos, pueden
reunirse para beneficiar a toda la organización. Muchas son las empresas que están
iniciando su primer contacto con los modernos sistemas de información ante la
necesidad de mantenerse competitivas.
Los sistemas ERP
están diseñados para incrementar la eficiencia en las operaciones de la
compañía que lo utilice, además tiene la capacidad de adaptarse a las
necesidades particulares de cada negocio y si se aprovecha al máximo el trabajo
de consultoría durante la implantación permite mejorar los procesos actuales de
trabajo. Si el cliente desea organizarse mejor estos sistemas son un aliado
excelente ya que le permite aumentar la productividad de la compañía en forma
considerable.
UN POCO DE HISTORIA
Si echamos un
vistazo al pasado, encontraremos que realmente lo que hoy se conoce como ERP se
gestó durante la Segunda Guerra Mundial, así como muchos otros productos del
área de la informática el origen del ERP se encuentra en el área de la
tecnología militar.
Durante la
Segunda Guerra Mundial, el gobierno estadounidense utilizó sistemas
especializados para gestionar los recursos materiales que se utilizaban en el
frente de batalla, soluciones llamadas Planeación de los Requerimientos de
Materiales (Material Requirements Planning, MRP). A principios de la década de
los sesenta, estos sistemas incursionaron en el sector productivo, y durante las
dos décadas siguientes tuvieron un desarrollo importante ya que permitían
reducir los inventarios al planear sus insumos en base a la demanda real.
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En los 80 evolucionó
completamente lo que dio lugar a los MPR II (Planeación de Recursos de
Manufactura), lo que daba la idea de que una mayor parte de la firma se estaba
involucrando en el programa. El intento inicial para la MRP II fue planear y
monitorear todos los recursos de una firma manufacturera, entre ellos se
incluía el marketing, la manufactura, las finanzas e ingeniería de procesos, a
través de un sistema de ciclo cerrado que generaba cifras financieras.
En los 90 dado
el contexto de negocios que se empezó a vivir, regido por un marco de
competencia global que exigía mayores niveles de eficiencia y productividad,
multiplantas en lugares internacionales, amplia demanda mundial de productos,
subcontratación internacional, mercados monetarios variados, provocó que los
programas de software existentes no pudieran cubrir las características anteriormente
descritas. Debido a estos requerimientos, la industria del software desarrolló
varias aplicaciones con el fin de interconectar los sistemas MRP II con los
sistemas MRP existentes, a fin de integrar ese panorama disperso: los ERP
habían nacido.
¿POR QUÉ UTILIZAR UN ERP?
Existen tres
razones fundamentales por las cuales una empresa se interesa en implantar una
solución ERP: aumentar su competitividad, controlar mejor sus operaciones e
integrar su información.
Competitividad
Las empresas
requieren continuas optimizaciones de sus costos, ya sea de producción,
comercialización o administración; por otro lado, deben incrementar
constantemente su productividad.
Control
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Varias empresas
tienen un manejo aislado de la información generada en los distintos departamentos
y requieren de una solución global que integre y organice los datos para que en
forma accesible apoye la toma de decisiones.
Integración
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Es importante
integrar la información en las áreas vitales de la empresa como finanzas,
distribución y manufactura. En este sentido una de las principales
integraciones son entre el back-office y el front-office, es decir, aquellas
aplicaciones que apoyan la fuerza de ventas, comercialización y servicio al
cliente con las aplicaciones de permiten a las empresas comprar, monitorear,
administrar y distribuir productos.
Otros beneficios
que ofrecen estos sistemas son:
- Integridad de
los datos
- Confiabilidad
en la información del Sistema
- Definición de
un solo Flujo de Trabajo
- Definición de
las Reglas del Negocio
- Sistema basado
en Resultados
- Sistema para
manejo de diferentes tipos de Industria
- Sistema con
Tecnología de punta
- Mejoras en los
servicios al cliente.
- Mejora en los
tiempos de respuesta.
- Reducción de
costos.
- Reducción de
Inventarios.
- Reducción del
costo de calidad.
- Permite una
rápida adaptación a los cambios.
UNA NUEVA VISIÓN
La selección de
un sistema ERP es un proceso complejo, que se ve influido por la cultura
informática que tenga la organización y que pueda verse afectada por la
resistencia al cambio o a la idea errónea de que este tipo de proyectos
consumen grandes cantidades de dinero, tiempo y esfuerzo.
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El éxito en la
implantación de tecnología ERP es responsabilidad de toda la empresa. Es indispensable
fomentar el trabajo en equipo debido a que a partir de la liberación del ERP,
los datos ingresados por un usuario serán utilizados por otro de un área
completamente diferente y quien finalmente "alimenta y da fuerza" a
cualquier sistema es el personal que lo usa. Todos los retos y costos
intrínsecos a los ERP fuerzan a las empresas a realizar un cambio de cultura.
Este cambio es
el más complicado de todos porque pone en evidencia los errores y manejos
equivocados (muchas veces causados por honesta ignorancia) del personal. De
nada servirá tener un software que permita verificar en tiempo real los
inventarios de la compañía si quien debe capturar los movimientos decide
hacerlo al final de la semana o cada vez que "tenga tiempo". Este
involucramiento del personal en el proyecto debe darse a través de una función
de liderazgo y convencimiento por parte de los directivos y gerentes de la
organización y no por imposición, ya que la resistencia al cambio se
acrecentaría. Luego, importante es que todas las áreas de la empresa alcancen
el objetivo al mismo tiempo.
COMO SELECCIONAR UN ERP
A la mayoría de
las empresas les pasa. Llega un momento en que hay que tomar la gran decisión:
cambiar el software actual, ya sea porque nos quedó pequeño, porque la base de
datos está a punto de estallar, porque la tecnología quedó obsoleta, porque
nuestro proveedor consiguió un mejor puesto en algún lejano país de Oriente,
porque precisamos más y no hay manera de conseguir dichas facilidades. Y
entonces llegan las primeras nubes.
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El primer paso
es buscar alternativas. Hay muchas y difieren bastante entre sí. A medida que
consultamos y vemos las opciones de mercado, las nubes crecen y cambian de
color: todo parece oscurecerse cada vez más y con mayor rapidez. Realizamos una
lista, comparamos precios y servicios.
¿Podemos decidir
la compra del más económico? Tal vez no tenga la funcionalidad que preciso y
por lo tanto no me conviene cambiar, ya que el software que tengo actualmente
tampoco me provee lo necesario pero al menos no tengo que pagar por eso.
Entonces decido por el mejor!
Seguramente
tendré todo lo necesario para mi negocio, pero… ¿a qué precio? ¿Puedo solventar
semejante gasto sin que sea el fin de mi empresa? ¿Cómo elegir algo intermedio?
Es realmente un
dilema difícil de resolver. De modo que nos vemos en la obligación de
entrevistar a varios proveedores de software, mirar los programas demostrativos
que nos ofrecen analizar cada oferta y entonces allí lo que era una pequeña
nube gris comienza a transformarse en un gran nubarrón: la mayoría de los
entrevistados ofrecen el oro y el moro. Desde el más simple ERP hasta el más
complejo posee todo lo que preciso. Por supuesto a distinto precio, con
diferente tecnología y distintas opciones de servicios post venta. Bien, y
ahora ¿Qué hacemos? Por supuesto ya descartamos varias opciones que no nos
convenían por diversos motivos, pero las opciones finalistas parecen acercarse
bastante a lo que precisamos.
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En realidad para
tener nuestra solución optima deberíamos tener la aplicación de un proveedor,
con la tecnología de otro, la administración de base de datos del siguiente, el
precio de otro, las facilidades de pago de uno más, el servicio postventa de
otro, la garantía del que sigue y así combinamos todas nuestras opciones en la
opción ideal. Por supuesto esto es imposible y lo sabemos. De modo que vamos a
tener que elegir dejando de lado algunas pretensiones, incluso algunas que en
un principio nos parecieron excluyentes.
Todo esto sucede
en medio de un colapso de nuestro sistema actual: ahora ya prácticamente no
tenemos sistema y estamos realizando nuestro trabajo diario un poco con la
aplicación, un poco con una improvisada planilla de cálculo y otro poco con
documentación en Word. Precisamos decidir ya mismo la compra y migración del
software. Y entonces los nubarrones grises cubren todo el cielo y parece que se
va a desatar la peor tormenta de todos los tiempos. Ya no hay tiempo que
perder. Hay que decidir. No tenemos idea de cómo tomar esa decisión que es
sumamente importante porque se trata de la administración de nuestro negocio.
Si algo sale mal, volvemos otra vez al comienzo pero sin la posibilidad de
realizar otra compra a corto plazo.
¿Cómo resolvemos este gran problema?
Como muchas
cosas en este mundo, no tenemos una alternativa segura de solución, pero
organizando la información que ya tenemos y con algunos tips, la idea es llegar
a la mejor solución.
Algunas claves
para seleccionar el ERP que se adapte mejor a nuestro negocio y tratar de
disipar las nubes tormentosas que amenazan a nuestra empresa:
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1) Determinar el
tipo de aplicación que se precisa: No es lo mismo un ERP para una gran empresa
que una aplicación para una PYME. Seguramente la primera tendrá un precio mucho
más elevado, dado que por sus características maneja información especializada
para corporaciones, probablemente muy poco necesaria para una PYME.
2) Tener en
cuenta la tecnología: Cuando vemos las demostraciones, se puede apreciar la
tecnología con la que fue desarrollado el producto. No es lo mismo una
aplicación donde se use tecnología obsoleta (por ejemplo, opciones de búsqueda
donde se usen teclas de función o donde no se utilice búsqueda incremental o
pantallas donde las opciones de ingreso se encuentren fijas, es decir, no
personalizadas por el usuario) que otra que esté desarrollada usando tecnología
de última generación (programación orientada a objetos, .NET, múltiples bases
de datos o al menos bases de datos confiables y flexibles). Seguramente aquí
tenemos la pista de que las primeras implementaciones son más antiguas y
seguramente, si bien puede funcionar bien, es más difícil realizar una
modificación o una personalización. Las segundas, al ser más modernas, hablan
de una empresa a la que le interesa mantenerse al día: renovar, innovar,
mantener un diseño actual y seguramente son más detallistas en la implementación
y diseño interno del producto. Al utilizar tecnología de punta, las
personalizaciones son más fáciles de realizar e implementar y con un tiempo de
desarrollo mucho menor.
3) Migración: No
es fácil migrar datos desde una aplicación a otra, aunque se trate de
aplicaciones que utilicen la misma tecnología. Este punto debe ser tratado en
la entrevista con el proveedor y llegar a un acuerdo para que nuestra empresa
pueda aprovechar datos actuales dentro de la nueva aplicación.
4) Se trata de
un gran cambio: El cambio de un software por otro es siempre un gran problema.
Este es el centro de la gran tormenta. Nuestros empleados tendrán que adaptarse
al cambio muchas veces a regañadientes. Habrá conflictos sobre todo al
comienzo. Las quejas siempre las recibe el supervisor y no tardará mucho en
llegar hasta el proveedor. Hay que mediar en este conflicto ya que muchas veces
se ve al proveedor del software como un intruso que ha venido para arruinar la
paz de la empresa. Normalmente el nudo del conflicto dura un par de semanas,
luego de las cuales se produce la adaptación al nuevo sistema y todo comienza a
encarrilarse.
5) Tener en
cuenta que un software puede no tener todo lo que necesitamos. Lo importante es
verificar que cumpla en un porcentaje importante con nuestros requerimientos.
Es muy poco probable que podamos conseguir una aplicación que se adapte 100% a
nuestras necesidades. Debemos ver hasta donde nuestra empresa puede ceder. Puede
suceder que el software A cumpla con un 90% de nuestras necesidades, pero el
proveedor no nos asegura que pueda implementar el 10% restante en tiempo y
forma. El software B cumple con un 70% de las necesidades de nuestra empresa,
pero el proveedor nos da una idea detallada de cómo implementar el 30%
restante. Nos da ideas de tiempos, costos y como adaptarlo al software original
de forma simple.
6) Los cambios
de versiones son un problema: si compramos un ERP al que luego realizamos una
serie de modificaciones para adaptarlo a nuestra empresa ¿Qué futuro tenemos en
eso? Es un punto a tener muy en cuenta y en general es muy poco consultado.
Deberíamos asegurarnos que el proveedor mantendrá actualizada nuestra versión
del software a lo largo del tiempo. De otro modo, corremos en riesgo de que
nuestro aplicativo quede obsoleto y otra vez estemos en situación de tener que
seleccionar un nuevo software y entonces comience de nuevo la tormenta.
DEFINICIÓN Y DIFERENCIAS
ENTRE UN ERP Y CRM
En términos
simples, ERP y CRM son muy similares, pero diseñados para diferentes
propósitos. Ambos son aplicaciones que permiten a los empleados compartir
información y coordinar toda la organización… además de dar acceso a los
ejecutivos a los informes y pronósticos basados en
los datos recogidos en estos sistemas.
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Las empresas
sólo pueden crecer sus ganancias en dos formas: Aumentar las ventas o reducir
los costos. Estas pueden ser consideradas como dos fuerzas opuestas, lo que
requiere dos estrategias completamente diferentes.
Por esta razón,
tiene sentido para las organizaciones gestionar estas dos fuerzas por separado,
es decir:
Los clientes y
las ventas se pueden gestionar a través de un sistema de Customer Relationship
Management (CRM)
Los empleados y
la productividad pueden ser manejados a través de un sistema de planificación
de recursos empresariales (ERP)
Customer Relationship Management (CRM)
La mayoría de
las empresas nuevas o en crecimiento son tan sencillas que no necesitan un
sistema integrado para gestionar su flujo de trabajo. Para ellos, el verdadero
reto es conseguir los primeros clientes y probar el modelo de negocio.
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Sin embargo,
debido a que la adquisición de clientes es un centro de costos desde el
principio (pocas empresas no tienen vendedores), no hay duda que el valor que
se obtiene al tener un único sistema que combina marketing, ventas, gestión de
contactos y soporte al cliente es sumamente importante. Además, cuando se
combinan estas áreas de la empresa en un único sistema es posible tener una
visión de alto nivel sobre el progreso de sus actividades de marketing y
localizar las áreas de mejora.
Un buen CRM también
debe ayudar a pronosticar los ingresos mediante el seguimiento de los avances
de cada oportunidad. Muchos sistemas de CRM modernos incluso ofrecen funciones
de marketing y automatización de ventas, como el seguimiento de oportunidades,
presupuestos y facturas de forma automática. Reduciendo de esta forma la
cantidad de trabajo que por mi experiencia puede asegurar que nunca es poca en
una empresa nueva o pequeña.
Planificación de recursos empresariales
(ERP)
Una vez que la
compañía ha alcanzado cierta masa crítica, llegan a un punto donde la reducción
de costos se convierte en una forma eficaz de generar ingresos. (Es más fácil
de reducir costos en un 5% más que para aumentar las ventas en un 5%) Otro de
los retos presentados por el crecimiento es la falta de organización que puede
conducir a costosos errores y la insatisfacción de los clientes.
Este suele ser
el momento en que una empresa va a empezar a buscar un sistema ERP.
El Software ERP
ha estado en el mercado durante bastante tiempo y aunque por lo general se
asocia a las grandes empresas un sistema ERP también puede ser una ventaja
competitiva en la Pymes.
Por lo general
los ERP se han centrado estrictamente en las áreas operativas de la empresa,
tales como Finanzas, Recursos Humanos, Producción y Gestión de Pedidos. Entre
las ventajas de un ERP podemos encontrar:
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Los sistemas ERP
ayudan a estandarizar los procesos de negocio, asegurando que la información
sigue siendo estructurada y útil. Esto es crítico cuando se tiene 5
departamentos diferentes – cada uno con 10 empleados - y todos los datos de generación de negocios.
Gracias al uso
de un ERP, los empleados de la organización pueden encontrar, almacenar y
compartir información desde un repositorio centralizado. Esto asegura que los
procesos de flujo de trabajo más eficiente y con menos errores, al tiempo que
elimina la necesidad de transferir, volver a entrar o datos duplicados.
Para los
ejecutivos un sistema ERP puede dar una visión clara de la situación de la
organización, y apoyar en la localización de oportunidades para las mejoras en
la eficiencia y la productividad. Aquí es donde el valor real de ERP puede
verse.
A pesar de que
los sistemas ERP – en el sentido tradicional del término – han sido utilizados
en el contexto de procesos operativos internos, los sistemas modernos también
han cruzado a otras
áreas, tales como los que tradicionalmente cubiertas por un
sistema de CRM.
ENSAYO
SISTEMAS DE
INFORMACION GERENCIAL EN LAS EMPRESAS COLOMBIANAS
Entendiendo que
un sistema de información gerencial, son los tipos de información que interactúan
entre si, proporcionando gran información tanto para las necesidades de las
operaciones como de la administración, diseñadas para que, en forma cooperativa
logren cumplir una función o un propósito determinado. Teniendo en cuenta la
exigencia de tecnología a la toma de decisiones ejecutivas, hoy en día, hay la
posibilidad de disponer de sistemas de información que apoyan esta tarea, a
partir de grandes volúmenes de información, que se obtienen por medio de
sistemas de gestión, integrados en una plataforma de ordenadores.
Los sistemas de información gerencial (SIG),
presentan grandes ventajas a cualquier empresa, ayudan al crecimiento, fortalecimiento
y movimiento de cualquier empresa en el mercado. Algunas desventajas que pueden
presentar los SIG, son sus altos costos de inversión, y el tiempo requerido
para utilización de los, software.
Hay que tener en
cuenta que los SIG traen facilidad a la hora de tomar decisiones, para el
mercado Colombiano, un SIG permite que se automaticen los procesos operativos y
se ahorre tiempo. Además brinda información
de apoyo propicia para la toma de decisiones y estudiar todas las áreas de
la empresa, generando buenos resultados y en el momento apropiado, obteniendo
resultados de mejoramiento continuo gracias al manejo de la información.
Las empresas que
implementan los SIG están obteniendo grandes avances y tomando ventaja a las
que no lo hacen, ya que el mercado exige cada día más. Las empresas están en busca de un crecimiento
competitivo a nivel de planeación, organización, control, ejecución y optimización
de sus actividades y en una buena toma de decisiones para generar los mejores
resultados en cada una de sus actividades.
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